“加班必须提前审批，否则一律不付加班费”—— 这一制度在企业用工管理中极为普遍，但司法实践却频繁敲响警钟：2025 年上半年全国相关劳动争议同比增长 51%，企业以 “未经审批” 为由拒付加班费的败诉率高达 72%。事实上，加班审批制度是企业用工管理的手段，而非规避法定支付义务的 “盾牌”，未经审批的加班并非绝对无薪，核心需回归 “加班事实真实性” 与 “制度合规性” 的双重判定。
一、法律边界：审批制度不能凌驾于法定义务之上
1. 加班费的法定支付义务是核心前提
《劳动法》第四十四条明确规定，劳动者延长工作时间的，用人单位需依法支付加班费（工作日 150%、休息日 200%、法定节假日 300%）。这一义务具有强制性，不因企业内部制度约定而免除。加班审批制度的本质是 “规范加班管理”，而非 “否定加班报酬请求权”，其核心功能是防范无序加班与虚假加班，不能成为企业拒绝支付合理劳动报酬的借口。
2. 审批制度生效的三大法定要件
企业主张 “未经审批不付加班费”，需先证明自身制度合法有效，满足以下条件：
程序合法：经职工代表大会或全体职工讨论，与工会或职工代表协商确定，留存会议记录、意见反馈等民主程序证据；
内容合理：明确加班申请流程、审批层级、补批机制，不得设置 “当月调休必须用完”“补批逾期一律无效” 等苛刻条款；
告知充分：通过员工手册签收、线上公示、培训考试等方式，确保员工知晓制度内容，留存签字确认或系统已读记录。
3. 禁止性规定：不得变相剥夺加班报酬权
企业不得利用审批制度恶意规避义务，以下情形均属违法：
故意拖延或拒绝审批合理加班申请，却要求员工完成超额工作任务；
未设置紧急加班补批通道，对突发事件导致的加班一律不予认可；
以 “制度规定” 为由，否定管理人员事后确认的加班事实。
二、司法判定：未经审批加班的支付规则
法院审理此类纠纷时，遵循 “实质重于形式” 原则，核心审查三大维度，而非单纯依据审批流程：
1. 维度一：加班事实是否真实存在
员工需举证证明存在 “为完成单位工作任务而延长工作时间” 的事实，常见有效证据包括：
工作成果凭证：加班期间形成的报告、代码、设计图等，标注时间戳或提交记录；
管理确认证据：部门主管统计上报的加班数据、人事部门确认的调休余额（如黄某案中人事确认 31 天调休）；
客观记录证据：考勤打卡记录、办公系统登录日志、工作邮件往来、同事证言。
上海二中院在黄某案中明确指出：即便未履行审批流程，但若有主管上报的加班统计、人事确认的调休记录等证据，可直接认定加班事实，企业需支付加班费 6 万余元。
2. 维度二：加班是否具有 “必要性” 与 “被动性”
若员工加班是因：
单位安排的紧急任务（如设备抢修、客户紧急需求）；
本职工作未完成且责任在单位（如任务分配过量、流程衔接不畅）；
管理人员口头指令或默认要求（如 “做完再走”“明天必须交”）；
则即便无书面审批，法院也会认定加班具有合理性，企业需支付报酬。反之，员工擅自延长工作时间处理私人事务、无实质工作成果的 “磨洋工”，则无需支付。
3. 维度三：企业是否存在 “过错”
若企业存在以下行为，即便制度规定 “未经审批不付加班费”，仍需承担责任：
未提供合理的加班申请渠道（如未开通线上审批系统、审批流程过于繁琐）；
对员工多次提出的补批申请置之不理；
长期默许未经审批的加班行为，却在离职时突然拒付加班费（构成 “默示认可”）。
三、风险警示：企业常见的三大致命误区
1. 误区一：“制度写了就有效”，忽视程序合规
某制造企业在员工手册中规定 “未经审批加班无加班费”，但未履行民主程序，也未让员工签字确认。员工举证加班事实后，法院以 “制度未生效” 为由，判决企业支付加班费 8 万余元。
2. 误区二：“只认审批表”，否定实质加班
部分企业机械执行制度，只要员工无法提供审批单，即便有主管邮件确认、工作成果佐证，仍拒付加班费。如黄某案中，一审法院因未审查实质证据驳回诉求，二审法院纠正后改判支持，企业需承担二审败诉后果。
3. 误区三：“事后不补批”，堵塞紧急通道
未设置补批机制，对突发情况导致的加班（如台风天抢修设备）一律不予认可。某物业公司因拒绝为员工紧急加班补批，被法院认定制度不合理，判决支付加班费及赔偿金。
四、合规防范：构建 “可执行、能落地” 的加班管理体系
企业需平衡管理自主权与员工权益，从制度、流程、证据三方面筑牢防线：
1. 制度层面：制定合法合理的加班规则
明确核心条款：
定义加班：“指正常工作时间外，因工作需要经审批延长的工作时间，包括事前审批、紧急补批两种情形”；
补批规则：“紧急加班（突发事件、客户紧急需求）可先加班，后在 24 小时内补批；远程加班、出差加班需在 3 个工作日内补批”；
否定情形：“无实质工作内容的自愿加班、擅自延长工作时间、处理私人事务的延长时间，不视为加班”。
履行民主程序：制度草案经职代会讨论，收集员工意见并修订，留存讨论记录与签字确认文件。
2. 流程层面：规范加班审批与确认
简化申请流程：开通 OA 系统、企业微信等线上审批渠道，设置 “紧急加班” 专项通道，明确各层级审批时限（如 24 小时内完成）；
强化事后确认：每月汇总加班记录，由员工签字确认，对未审批但实际加班的情况，要求主管在备注栏说明原因并签字；
杜绝恶意规避：禁止管理人员以 “口头指令” 替代审批，要求紧急任务需事后 24 小时内补填审批单，否则视为管理失职。
3. 证据层面：全面留存合规痕迹
留存制度证据：民主程序记录、员工签收表、线上公示截图；
留存流程证据：加班申请单、审批记录、补批说明、月度加班确认表；
留存反驳证据：若员工主张不实加班，可提供工作任务分配记录、同期同岗位工作量对比、无实质工作成果的证明。
4. 操作层面：避免 “一刀切” 拒付
收到员工加班费诉求时，先核查加班事实是否真实，而非直接以 “未审批” 拒绝；
对确因制度瑕疵导致的未审批加班，可与员工协商解决，避免激化矛盾；
定期审计加班管理情况，及时修正 “审批流程繁琐”“补批通道不畅” 等问题。
结语：在管理秩序与法律合规间找平衡
加班审批制度的核心价值是 “规范” 而非 “禁止”，企业不能将其异化为剥夺员工合法权益的工具。司法实践早已明确：加班费的支付依据是 “是否存在真实、必要的加班事实”，而非 “是否履行了审批流程”。
企业与其纠结于 “如何通过制度拒付加班费”，不如聚焦于 “如何构建合规、透明的加班管理体系”—— 合法的制度、合理的流程、充分的沟通，既能防范虚假加班带来的成本浪费，也能避免因违法拒付引发的法律风险。这既是对《劳动法》的遵守，更是企业维护劳资关系稳定、实现可持续发展的应有之义。